จากการประกาศของกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เมื่อวันที่ 27 พฤษภาคม 2563 เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ได้กำหนดกระบวนการที่สำคัญเกี่ยวกับการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และมาตรฐานการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องที่เป็นความลับ รวมถึงการกำหนดมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ไว้ โดยสรุปใจความสำคัญได้ดังนี้
.
การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
.
คือ การประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
.
ผู้เข้าร่วมประชุม
.
คือ ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ กรรมการ อนุกรรมการ เลขานุการ และผู้ช่วยเลขานุการของคณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ หรือคณะบุคคลอื่นตามที่กฎหมายกำหนด และรวมถึงผู้ซึ่งต้องชี้แจงแสดงความคิดเห็นต่อคณะกรรมการ
.
การบังคับใช้และผลทางกฎหมาย
.
-ใช้สำหรับการประชุมที่ต้องการผลตามกฎหมาย หรือกฎหมายกำหนดให้ต้องมีการประชุม เช่น การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือการประชุมของคณะกรรมการต่าง ๆ
-ใช้ได้ทั้งการประชุมของภาครัฐ และภาคเอกชน
.
ข้อห้าม ห้ามใช้ e-Meeting กับการประชุม ดังนี้
.
-การประชุมของสภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา และรัฐสภา
-การประชุมเพื่อจัดทำคำพิพากษาหรือคำสั่งของศาล
-การประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของส่วนราชการ ราชการส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐ
-การประชุมอื่นหรือในเรื่องตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
.
ข้อกำหนดของการจัด e-Meeting ที่จะมีผลตามกฎหมายการจัดประชุม
.
-ต้องจัดให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงตนก่อนร่วมประชุม
-ต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมสามารถลงคะแนนได้ ทั้งแบบลงคะแนนโดยเปิดเผยและแบบลงคะแนนลับ
-ต้องจัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ (สามารถจัดทำในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้)
-ต้องจัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ แล้วแต่กรณี ของผู้ร่วมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่ประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่เป็นการประชุมลับ
-ต้องจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน
-ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจกำหนด
.
ทั้งนี้ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ประกาศเรื่องนี้ออกมา เพื่อเป็นมาตรฐานในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามที่พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 โดยในกรณีที่หน่วยงานใดมีการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมตามกฎหมายแตกต่างเป็นการเฉพาะแล้ว อาจเพิ่มเติมรายละเอียดที่แตกต่างนั้นได้ โดยคำนึงถึงมาตรฐานตามประกาศฉบับนี้ ซึ่งสามารถอ่านมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ได้ที่นี่ >> https://bit.ly/37et8vB